Peran Komunikasi Dalam Organisasi

  • 18 Maret 2018
 Peran Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi ialah penyampaian pesan dari komunikator (sender) kepada komunikan (receiver) melalui media tertentu dan menyebabkan efek.Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.jadi Komunikasi dalam organisasi merupakan suatu komunikasi atau proses untuk anggota menghimpun informasi yang berhubungan dengan organisasinya dan merubah apa yang terjadi di dalamnya.
 
Komunikasi dalam suatu organisasi sangat penting agar tidak terjadinya salah penyampaian informasi antar anggota dalam suatu organisasi dan agar tercapainya tujuan tertentu. Sebuah interaksi yang bertujuan untuk menyatukan dan mensikronkan seluruh aspek untuk kepentingan bersama sangat dibutuhkan dalam sebuah tujuan berorganisasi. Dengan kata lain, tanpa adanya sebuah interaksi yang baik niscaya sebuah organisasi tidak akan mencapai tujuannya. Interaksi disini adalah mutlak meliputi seluruh anggota organisasi yang dapat berupa penyampaian-penyampaian informasi, instruksi tugas kerjaatau mungkin pembagian tugas kerja. Interaksi sebenarnya adalah proses hubungan komunikasi antara 2 orang atau lebih dimana orang yang satu bertindak sebagai pemberi informasi dan orang yang lain berperan sebagai penerima informasi. Intinya, korelasinya harus melibatkan dan terfokus kepada orang-orang itu sendiri dalam suatu organisasi. dengan kata lain dapat disimpulkan komunikasi dapat dibilang juga sebagai proses penyampaian informasi yang berguna untuk mengkoordinasi lingkungan dan orang lain demi mencapai suatu tujuan. 
Pada artikel kami kali ini konteks komunikasi yang akan dibahas adalah meliputi konteks komunikasi dalam sebuah organisasi.
Setiap bentuk organisasi pasti mengedepankan sebuah komunikasi agar tercipta hasil yang selaras. Biasanya proses komunikasi dalam suatu organisasi meliputi atasan dan bawahan dengan metode penyampaian yang terarah dari suatu atasan ke bawahannya yang semata-mata semua berorientasi berdasarkan organisasi. Bisa kita bayangkan berorganisasi tanpa adanya komunikasi pasti hasilnya nihil. tanpa mengetahui apa tujuan yang jelas .
Tujuan komunikasi dalam sebuah organisasi sangat memberikan banyak manfaat secara langsung yaitu memudahkan para anggota bekerja dari instruksi-instruksi yang diberikan dari atasan dan untuk mengurangi kesalahpahaman yang biasa terjadi dan memang sudah melekat pada suatu organisasi. Apabila semua bawahan dan atasan dapat berinteraksi dengan baik, maka seluruh kesalahpahaman yang beresiko mungkin akan berkurang presentase nya , karena tiap manusia mempunyai cara penyampaian komunikasi yang berbeda-beda secara verbal dan mau tidak mau kita harus membuat si penerima informasi itu mengerti informasi apa yang kita sampaikan. Dengan demikian semua pelaku organisasi harus berbicara , bertindak satu sama lain guna untuk membangun satu lingkungan kondusif dan mengetahui situasi-situasi apa yang akan terjadi di luar suatu dugaan karena kesalahan komunikasi sekecil apa pun pasti akan berakibat fatal.
Peranan tokoh pelaku organisasi sangat berperan penting dalam kemajuan organisasi. Atasan organisasi juga sangat berpengaruh , atasan dituntut untuk melakukan sesuatu tindakan yang real dan berdisiplin guna untuk mengurangi tingkat kesalahpahaman yang terjadi pada anggota. Contoh kecil saja apabila melakukan rapat atasan mengirimkan informasi pada suatu bawahannya dan si bawahan menginformasikan kepada seluruh anggota untuk datang ke suatu pertemuan rapat dengan waktu dan tempat yang sudah ditentukan. Tetapi apabila si atasan terlambat datang tanpa memberi kabar yang jelas maka dari sini mulailah kesalahpahaman dan ambiguilitas yang terjadi. Karena setiap pelaku organisasi dituntut untuk bersikap profesional dan mengedepankan disiplin serta tanggung jawab yang besar dan iitu akan terus berlanjut apabila kita sudah melanjutkannya di dunia kerja. Atasan dituntut atas apa yang diperkerjakan oleh bawahannya dan dapat mengawasi dan memotivasi secara efektif , maka sang atasan harus mempunyai profesionalisme yang baik.
 
Dimulai dari hal-hal kecil yang berpotensi membuat kesalahan komunikasi , suatu tujuan organisasi akan terhambat. Maka peran teknologi juga sangat diperhitungkan dalam suatu organisasi. Bisa berupa pesan singkat atau blackberry messenger dan panggilan langsung melalui telepon. Upayakan berikan jalaur komunikasi terbaik bagi partner kerja kita demi mecegah ambiguilitas misalnya melalui panggilan telepon atau pesan singkat jika hanya memberikan informasi yang simple. Hal ini dikarenakan karena dalam jalur komunikasi yang kita buat pasti selalu ada hambatan yang tidak akan kita tahu. Baik dari permasalahan teknologi itu sendiri misalnya signal trouble yang biasanya terjadi karena daerah tertentu masih belum memasuki jangkauan coverage yang luas. Karena apabila kita mebahas tentang hambatan , pasti akan banyak sekali yang termauk dalam hambatan dalam proses komunikasi. Menurut kami, hambatan yang memicu terjadinya kesalahan komunikasi berawal dari pembawaan individual masing-masing atau mereka para pelaku organisasi itu sendiri. Yang paling nyata adalah sifat dan kebutuhan suatu individu itu sendiri , biasanya berupa emosi, rasa tertutup, atau rasa ingin dihormati . Misalnya suatu individu pasti punya rasa untuk ingin di hargai sehingga konflik yang akan timbul disini adanya kurangnya rasa saling kepercayaan yang antara anggota yang satu dengan anggota yang lainnyayang berakibat miss communication atau miss understanding. Untuk itu sikap jujur dan transparan dalam berorganisasi patut dijunjung tinggi dalam kehifupan berorganisasi, karena kerja tim sangat berpenguruh. Pengaruh kestabilan emosi juga penting karena apabila kita dalam keadaan emosi maka informasi yang kita terima tidak akan kita tanggapi dengan baik seluruhnya yang mengakibat akhir dari tujuan suatu oragnisasi kurang terasa maksimal.
Komunikasi di dalam perusahaan atau organisasi terdiri dari:
a.       Komunikasi Vertikal
Yaitu komunikasi dari atas ke bawah, dan dari bawah ke atas. Yaitu komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan. Atasan memberi instruksi-instruksi kepada karyawan baik secara formal dan non formal, dalam hal ini bawahan memberikan laporan-laporan , saran-saran dan pengaduan-pengaduan kepada pimpinan.
b.      Komunikasi Horizontal
Komunikasi ini sifatnya mendatar, yang terjadi antar anggota, staf, karyawan dengan karyawan, mahasiswa dengan mahasiswa. Komunikasi ini sifatnya lebih non formal, meski ada yang formal juga.
 
c.       Komunikasi Diagonal
Komunikasi ini menunjukkan hubungan-hubungan dengan orang-orang yang mempunyai status lebih tinggi atau lebih rendah.
 
Cara Meningkatkan Keterampilan Komunikasi
Keterampilan komunikasi yang diperlukan dalam komunikasi bisnis:
1.      Membaca
2.      Mendengarkan
3.      Percakapan
4.      Wawancara
5.      Diskusi Kelompok
6.      Pidato dan Presentasi
7.      Menulis 
 
Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi
Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:
 
1.      Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
 
2.      Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:
 
a.       Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.
b.      Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
 
3.      Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
 
4.      Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu:
 
a.       Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.
b.      Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
 
Hambatan Komunikasi

A . Hambatan teknis
Keterbatasan fasilitan dan peralatan komunikasi dari sisi teknologi yang semakin berkuranf dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi komunikasi dan infromasi sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efisien sebagai media komunikasi. Menurut Cruden dan Sherman dalam buku Personel Management, 1976 jenis hambatan teknis dari komunikasi yaitu:
1.      Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas
2.      Kurangnya informasi
3.      Kurangnya keterampilan membaca
4.      Pemilihan media yang kurang tepat.
 
B . Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambtan dalam proses penyampian ide secara efektif. Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balil arti dan pengertian, tetapi seringkali keliru. Tidak adanya hubungan antara simbol dan apa yang disimbolkan dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan secara berbeda dari apa yang dimaksudkan sebernarnya.
C . Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor emosi dan prasangka pribadi. Menurut Cruden dan Sherman hambatan manusiawi terdiri dari :
a.       Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia
b.      Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi
 
Contoh Kasus

Wakil Gubernur DKI Jakarta Basuki Tjahaja Purnama (Ahok) mengumpulkan 44 camat dan 267 lurah se-DKI di kantornya, Balaikota Jakarta. Ahok memberikan 'kuliah' kepada ratusan pejabat lokal itu soal korupsi.

"Akar segala persoalan kita sebenarnya cuma satu, korupsi. Kalau Anda lurah dan camat butuh uang, cari saya dan saya akan bantu asal jangan nyolong atau korupsi," kata Ahok, Rabu (16/10/2013).

Menurut Ahok, pejabat yang disumpah berbeda dengan pengusaha. Pejabat berpikir tentang rakyatnya, sementara pengusaha memikirkan tentang keuntungan.

"Kalau kita disumpah di depan orang banyak dan mengurus orang banyak, tanpa mikir untung. Sedangkan direktur swasta itu tidak pernah disumpah, mereka bertanggung jawab terhadap banyak pegawainya tapi pasti mikir untung. Kan hanya kita yang dijabat lewat sumpah," papar politisi asal Belitung ini.

Ahok bertutur dirinya bukan tak terpikir untuk memiliki kekayaan berlimpah. "Saya juga ingin punya kapal pesiar dan kekayaan lainnya, tapi tidak mungkin dilakukan dengan korupsi," ujarnya.
"Saya pernah di DPR, pernah di DPRD, panitia anggaran, maka saya bisa mengerti semuanya. Jadi kalau ada kecurangan-kecurangan saya tahu, saya banyak tahu," tegasnya.

Dalam kesempatan itu, Ahok menuturkan konsep birokrasi di DKI yang melayani dan tak korup. Ia menegaskan tak hirau dengan Pilgub DKI Jakarta 2017, Ahok ingin sisa waktunya sebagai wagub bisa maksimal.

"Kami tinggal 4 tahun, kami tidak mau pikir orang mau pilih kami di 2017. Makanya kami harus tegas dan berani!" ucap Ahok yang menyabet Bung Hatta Anti Corruption Award 2013 ini.
 
Kesimpulan dan Saran
Komunikasi adalah proses penyampaian infromasi dari seseorang kepada orang lain. Dalam organisasi, komunikasi sangat dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan harus terselenggara dengan baik dan efektif.
Saran
Dari penjelasan yang telah di berikan sebelum nya, penulis mengharapkan pembaca dapat memahami arti penting Peran Komunikasi Dalam Organisasi. Selain itu penulis juga mengharapkan pembaca dapat menyerap hal-hal baik dari makalah ini. Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan artikel ini, semoga pembaca dapat menyempurnakan nya di kemudian hari.
 
Postingan:
Nama : Yudi Wijaya
 
Referensi :
 
  • 18 Maret 2018

Artikel Lainnya

Cari Artikel